商务英语信函，一般的正是信函主要有两种常见的写作模式。一是全齐头式，特点是信中的每一行字，包括日期、信内地址、称呼、正文、结束语和签名等从左边顶格写起。二是缩进式，特点是正文每段第一行向右缩进5格，结束语位于中间偏右。目前大部分的商务英语信函采用的是全齐头式。

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无论是全齐头式还是缩进式，一般商务英语信函的结构都是包括以下几部分的内容：

(1) 信头(the letter – head)

(2) 案号和日期(the reference and date)

(3) 封内名称和地址(the inside name and address)

(4) 开头称呼语(the salutation)

(5) 信文(the message or the body of the letter)

(6) 结尾敬语(the complimentary close)

(7) 写信人签名或签署(the writer’s signature and
designation)

(8) 注意事项(the attention line)

(9) 事由、标题(the subject line)

(10) 经办人代号(the reference notation)

(11) 附件(the enclosure)

(12) 抄送(the carbon copy notation)

(13) 附言(the postscript)

在商务英语信函中，每个部分都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，是不可以随意互换的。

首先，信头所包含的是写信人的基本情况、包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真好吗甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

其次，案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”， 而美国的日期标示法则是“March24，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。

最后封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。而开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir，Dear Sirs或Gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir或Dear Sirs后面用逗号，而在Gentlemen后面用冒号。 剩下的信文、结尾敬语等，按照固定的格式写好就可以了。

总之，前七部分是每一封商务英语信函所必须包含的内容，后面有没有都不重要。商务英语信函使用的时候，选定一种格式，坚持使用，不要变来变去，否则容易造成格式错误，导致损失利益就不好了。只要结构中的内容安排的合理得当，所具备的七部分内容都全，布局好的信函是双方交易的好的开始，一封专业的商务信函，代表着诚意，会给人留下良好的印象，促进双方的进一步往来，知道交易达成。